Bestellen via de nbd-website (top)

Ga naar http://www.nbd.nl
Klik op Inloggen – Bibliotheek
Vul de gevraagde gegevens in (zijn te vinden in het wac htwoordenbestand), druk op enter.

Je bent nu ingelogd. Om materialen op te zoeken, volg de volgende stappen.

Klik op Zoeken – Producten
Je ziet nu een zoekformulier. Vul de gegevens in van het materiaal dat je zoekt en druk op enter.
Je krijgt nu een overzicht van de gevonden materialen. Zoek hierin het door jou gewenste materiaal op.
Je kunt nu direct bestellen door op het winkelmandje te klikken.
Er komt een schermpje tevoorschijn waarin je het aantal te bestellen exemplaren in kunt vullen en de bibliotheek kan kiezen. Je kunt op deze manier bestellen voor zowel de Zichthof als voor ons. De Zichthof staat als standaard ingevuld, dit moet je dus altijd veranderen in ons bibliotheeknummer.
Klik op Bestelregel vastleggen om de bestelling door te geven. De bestelling staat nu vast.

Als je alle gewenste materialen op deze manier hebt besteld, kun je een overzicht van de bestelling vinden in je Winkelmandje. Je kunt hiervan een uitdraai maken om het nabestellingenbestand in te vullen voor het inwerkteam. Volg de stappen hieronder. Wanneer je de tabel al hebt ingevuld is het niet meer nodig om een uitdraai te maken.

Klik op Zoeken – Winkelmandje
Je ziet staan: Sortering: Bestelnummer, filiaalnummer. Klik hier op Zoek, tenzij je anders wilt sorteren.
Je krijgt een overzicht van je bestelling. Je kunt hier eventueel nog veranderingen in aanbrengen door de materialen afzonderlijk aan te klikken.
Ga naar Bestand – Afdrukken om de lijst af te drukken.

Bij bestellingen via NBD.nl en via groene formulier (top)

Om makkelijker na te kunnen kijken wat we allemaal nabestellen staat er op het bureaublad een bestand dat wij in moeten vullen nadat wij iets besteld hebben via de nbd website of via een groene nabestellijst. Volg de volgende stappen.

Open het bestand Nabestellingen op het bureaublad. Vul bij de juiste maand de door jou gemaakte bestelling in. In te vullen velden per materiaal:
Auteur
Titel
Bestelnummer (zonder letter, alleen cijfers)
Aantal (hoeveel heb je er besteld)
Besteldatum (alleen dag en maand)
Naam besteller
Opmerkingen (optioneel, hier kun je bijvoorbeeld een PIM aanduiding of iets anders bij zetten wat het inwerkteam moet weten)
Prijs per stuk
De totaalprijs wordt uitgerekend als je het aantal en de stukprijs invult.
De datum van binnenkomst wordt ingevuld door het inwerkteam.

Een IBL-aanvraag indienen in Publiekswijzer (top)

Start een zoekopdracht (bijvoorbeeld op onderwerp, auteur, titel, enz.).
Selecteer/Open de publicatie die je wilt aanvragen.
Klik op de knop lenen of fotokopie links op het scherm.

Vervolgens wordt ter identificatie om de gebruikersnaam of -nummer en het wachtwoord gevraagd, dit is hetzelfde als voor de Krantenbank.

Voer naam/-nummer en wachtwoord in en klik op de knop Versturen.

Vervolgens verschijnt het IBL-aanvraagformulier.

Vul eventueel ontbrekende gegevens op het formulier in.
Vul nogmaals het wachtwoord in en klik op Versturen.
Print het overzicht met daarop aanvraagnummer, titel, etc.
Markeer de auteur en het aanvraagnummer. Noteer ook de naam van de klant, lenersnummer en eventueel telefoonnummer.
Maak een reservering aan in Access, gebruik het aanvraagnummer (bijv. A074785494) als reserveringsnummer.
Doe de print in de IBL-map. Sorteer op naam auteur, indien er geen auteur is, op titel.

Bladmuziek aanvragen via IBL (top)

Zoek de bladmuziek op in Publiekswijzer.
Open het formulier voor bladmuziek aanvragen (staat op bureaublad)
Vul het formulier in met de gegevens uit Publiekswijzer, ook lenergegevens invullen.
Opslaan als: aanvraag bladmuziek [naam componist/stuk]. Opslaan in de map IBL op de personeelsschijf.
Outlook openen. Je hebt het inlichtingen-emailadres nodig.
Op het formulier staan de emailadressen van bibliotheken die veel bladmuziek hebben. Stuur het ingevulde formulier als bijlage via e-mail naar een van de bibliotheken. Ook even in het tekstvak van de e-mail vermelden om wat het gaat.
Print het formulier en doe dit in de IBL-map.

Als je niet precies weet wat je moet doen, vul dan het formulier in en sla dit op, geef het dan door aan Annemarie, dan stuurt zij de betreffende bibliotheek wel bericht.

Internationale aanvragen via IBL (top)

Internationale aanvragen gaan via de KB. Hiervoor vragen zij een bepaald bedrag per aanvraag. Dit bedrag wordt door ons helemaal doorberekend aan de klant.

Ga naar http://www.kb.nl/hcc/internat.html. Hier vind je de tarieven en een bestelformulier.
Vul het bestelformulier zo volledig mogelijk in. Bij emailadres kun je het inlichtingenadres invullen (inlichtingen@bibliotheekpurmerend.nl)
Open Outlook (het inlichtingen-emailadres).
Print de email die je toegestuurd krijgt met de gegevens van de bestelling.

Doe de email, voorzien van naam van de klant, telefoonnummer en lenersnummer in de IBL-map.
De reservering staat niet in Access, klant wordt gebeld bij binnenkomst. Het boek mag niet uitgeleend worden, alleen ter inzage beschikbaar gemaakt.

Stoppen van een IBL aanvraag (top)

Het stoppen van IBL-aanvragen kan alleen op computer 35, dit is de rechter computer bij het inlichtingenbureau op de begane grond. Ook kan het alleen als de aanvraag nog niet in behandeling is genomen door de uitvoerende bibliotheek, de aanvraag moet dus zo snel mogelijk worden gestopt.

Open het programma WinIBW via Start - Programma’s – Pica – WinIBW 2.000
Klik op “Klik voor een IBW sessie”
Vul het usernummer en wachtwoord in en druk op enter. Deze gegevens staan bij de wachtwoorden op het intranet inlichtingenbureau.
Klik op NCC en druk nogmaals op enter.
Er komt een pop-up scherm tevoorschijn, klik op OK.

Je hebt het programma WinIBW nu helemaal opgestart.

Vraag het aanvraagnummer op door in de zoekbalk in te typen: T[OON] <aanvraagnummer> (Bijvoorbeeld: T A076033562)
Druk op enter

De aanvraag komt nu tevoorschijn. Door naar beneden te scrollen kun je zien of de aanvraag al in behandeling is of niet. Indien er bij “In behandeling” een J(a) staat, kan de aanvraag niet meer gestopt worden. Als er een N(ee) staat kan het nog wel, volg dan de volgende stappen.

Typ nu in de zoekbalk: STO[P] <aanvraagnummer> (Bijvoorbeeld: STO A076033562)
Druk op enter
Vraag het aanvraagnummer opnieuw op door in de zoekbalk in te typen: T[OON] <aanvraagnummer> (Bijvoorbeeld: T A076033562)
Druk op enter

Je kunt nu zien dat de aanvraag is gestopt.

Beantwoorden van vragen bij het inlichtingenbureau (top)

Wegwijsvragen (top)
Regel 1: Altijd meelopen met de klant naar de kast. De mededeling – rechtdoor, laatste kast links en daarna de tweede plank van boven – komt bijna nooit goed over.
Regel 2: Doorvragen. Zelfs de eenvoudige vraag – waar staan de kookboeken – kan een diepere vraag verbergen, bijvoorbeeld hoe organiseer ik een kinderfeestje.
Regel 3: Hoever ga je in het opzoeken van een boek of een onderwerp in de kast.

Als de klant om een specifiek boek vraagt, loop dan met de klant naar de kast en zoek in de kast het boek op.
Als de klant materialen over een onderwerp vraagt, loop dan mee naar de kast en laat zien waar de materialen over het gevraagde onderwerp staan. Maak dan een inschatting hoeveel hulp de klant nog nodig heeft om de juiste materialen te vinden.

Speurvragen (top)

Regel 1: Hoeveel tijd besteed je aan een klant met een vraag die speurwerk vereist in catalogus, internet, naslagwerken etc. Als richtlijn kan gegeven worden ongeveer 5 minuten op een drukke middag. Als het rustig is, kan er meer tijd aan de klant besteed worden.

Regel 2: Wat te doen als we door omstandigheden niet genoeg tijd kunnen besteden aan een klant, bijv. te druk of een vraag die niet snel kan worden opgelost.

Vraag of het mogelijk is dat we later op die dag de vraag proberen op te lossen en daarover terug te bellen. Dit moet dan die zelfde dag gebeuren.
Roep een extra collega bij het inlichtingenbureau en ga met de klant naar een rustigere plek om te proberen de vraag op te lossen.

Telefonische vragen (top)

Regel 1: Een telefonische vraag mag niet een gesprek met een klant in de bibliotheek onderbreken. Vraag in dit geval de beller om even te wachten, of laat een collega de telefoon op nemen.
Regel 2: Een telefonische vraag of we willen kijken of er een boek in de kast staat wordt afgehandeld. Dit natuurlijk wel in het redelijke. Als iemand met een lijst van 10 auteurs komt, dan wordt aan de klant gevraagd om even langs te komen.
Regel 3: Als een boek niet in de kast blijkt te staan, en de klant wil dit dan telefonisch reserveren, dan kan dit. Het reserveringsgeld wordt dan op het pasje bijgeschreven.

Regel 4: Als blijkt dat een telefonische vraag niet snel kan worden opgelost, vraag dan of we kunnen terug bellen. Geef daarbij een tijd aan waarbinnen we terug bellen.

Schadevergoeding (top)

Als de klant een boek, video, cdrom etc kwijt is, dan moet hiervoor een schadevergoeding berekend worden.

Zoek in de computer op wat de nieuwprijs van het boek is. Dit staat in euro's aangegeven in de korte titelbeschrijving. Bij oudere boeken staat de guldenprijs nog in de lange titelbeschrijving. Als dit niet in de computer terug te vinden is, dan kun je ook kijken in de voorraad catalogus van het Centraal Boekhuis.
Zoek op wanneer het boek gekoppeld is.
Trek voor elk jaar dat het boek oud is 10% van de nieuwwaarde af.

Het minimum bedrag dat mensen aan schadevergoeding moeten betalen is €5,00

Voor boeken, video’s, dvd’s en cdroms wordt dezelfde berekening gehanteerd.

De vergoeding voor een zoekgeraakt tijdschrift is € 1,00
De vergoeding voor een zoekgeraakte strip is € 2,00
De vergoeding voor een zoekgeraakt bouqette boekje is € 2,00

Voor de andere boeken kan incidenteel ook van de minimum prijs worden afgeweken. Bijvoorbeeld voor een oud eerste leesboekje.

Collectievorming (top)

Aanschaf (top)
Wekelijks moet het pakket aanschafinformatie worden door genomen. De is een gezamenlijke klus die voor het grootste deel bij het inlichtingenbureau gebeurd.

Om een zo veelzijdig mogelijk aanbod te krijgen is het belangrijk dat de ai’s door verschillende bibliothecarissen worden bekeken.

De ai’s worden beoordeeld op:

is het een boek dat thuis hoort in de bibliotheek Purmerend
is de prijs/kwaliteit verhouding redelijk
is het een herdruk van een boek, moeten we misschien een oudere druk vervangen
wat hebben we al over het onderwerp
is het een deel van een serie

Na doorlezing van de recensie en beoordeling van bovenstaande punten wordt er d.m.v een + of – aangegeven of het boek aangeschaft dient te worden. Zet daarbij dan ook het aantal dat je denkt dat besteld moet worden.

Boekbespreking (top)

Wekelijks wordt er op woensdag een boekbespreking gehouden. Hierbij zitten Ellen voor de jeugd afdeling, Wil voor de volwassenen afdeling en wisselend een van de andere bibliothecarissen.

De bestellingen worden diezelfde dag nog door gefaxt.

Wil maakt elke 4 weken een bestedingsoverzicht van het boekenbudget.

Sanering (top)

Jaarlijks moet de hele collectie nagelopen worden welke boeken er moeten worden afgeschreven. Hiervoor zijn de volgende richtlijnen.

Romans:

Boeken die vies, versleten of meerdere malen gerepareerd zijn.
Boeken die ouder dan 10 jaar zijn. Uitzonderingen hierbij zijn klassieke werken waar nog geen herdruk van verschenen is. Deze kunnen wat langer in de kast blijven staan.

Studie boeken

Boeken die vies, versleten of meerdere malen gerepareerd zijn.
Boeken ouder dan 12 jaar, met uitzondering van belangrijke standaard werken.
Boeken waarvan de informatie achterhaald of verouderd is.
Boeken die vervangen worden door een nieuwe herdruk.
Boeken waarvan de informatie snel verouderd, zoals reisgidsen en computerboeken worden na 5 jaar afgeschreven

Klachtenprocedure (top)

Belangrijkste uitgangspunt is een serieuze klacht wordt door ons serieus in behandeling genomen hoe onwaarschijnlijk een klacht ook overkomt.

Grofweg zijn er twee klachten te onderscheiden.

Klachten m.b.t. tot het toepassen van de bibliotheek regels (bijv. boeken voor vakantie 6 weken meenemen, gereserveerde boeken die niet verlengd kunnen worden)

Deze klachten kunnen door de medewerkers bij het inlichtingenburo in behandeling worden genomen. Uitgangspunt hierbij is dat we de regels niet voor niets hebben ingesteld. Vaak is een uitleg waarom we de regel hebben ingesteld voldoende. Blijven mensen volharden in hun klacht geef dan aan dat ze zich schriftelijk tot de directie kunnen wenden. Hiervoor kan eventueel een klachten formulier ingevuld worden.
In een enkel geval kan van de regels afgeweken worden. Hiervan moet dan wel spraken zijn van een duidelijke overmacht situatie, bijvoorbeeld door een ongeval niet in staat geweest zijn de boeken terug te brengen. Geef hierbij dan wel naar de klant aan dat het om een uitzonderings situatie gaat.
Klachten m.b.t. het personeel

Klachten m.b.t. houding of gedrag van medewerkers moeten altijd doorverwezen worden naar Gosse of Wil.

Schematisch ziet de klachtenprocedure er als volgt uit. (top)

		Klacht
		Klachtanalyse Is de klacht duidelijk? Waar heeft de klacht betrekking op?
	Klacht over een persoonlijke zaak		Klacht m.b.t. de bibliotheekregels
	Uitzoeken of de klacht terecht is		Uitzoeken of de regels goed toegepast zijn
Klacht is terecht: Proberen om onmiddelijk het probleem op te lossen	Klacht is niet terecht: Proberen om bibliotheek standpunt duidelijk te maken		Regels zijn niet goed toegepast: Fout herstellen en excuses aan klant	Regels zijn goed toegepast: Regels proberen uit te leggen aan klant
Klant neemt hier genoegen mee: Klachtenprocedure wordt afgerond				Klant neemt hier geen genoegen mee: Klant kan nog een klachtenformulier invullen

Themapakket Uitvaart (top)

Inhoud
Het themapakket afscheid bestaat (ongeveer) uit de volgende materialen:

boek over persoonlijke uitvaart
gids na een overlijden
boek over rouwverwerking
boek over financiële en juridische aspecten
2 gedichtenbundels
1 cd
diverse lijsten met titels van boeken, cd’s en gedichtenbundels

Uitlenen en innemen (top)
Elk pakket heeft een eigen lenerspas, hierop worden de materialen uitgeleend. Elk pakket heeft ook een eigen objectnummer, dit zit als een label aan het pakket bevestigd. Dit objectnummer komt op de pas van de lener te staan.

De themapakketten staan klaar op de derde verdieping, aan de achterkant, naast het kantoor van Marion. Op de vensterbank staat een doos. Hierin zit reserve-materiaal om eventueel nog een pakket te vullen. De materialen die hierin zitten staan al uitgeleend op pasnr. 6251 9643552. Extra pasjes en labels voor aan het pakket liggen ook in deze doos.

Als je een nieuw pakket vult, moet je de materialen die je erin doet, op het pasnummer van het desbetreffende pakket uitlenen en het goede label eraan bevestigen.

Pakket 1 heeft lenerspas:6251 964681 7 en objectnummer: 6251 208942 8

Pakket 2 heeft lenerspas:6251 964682 9 en objectnummer: 6251 208945 3

Pakket 3 heeft lenerspas:6251 964683 0 en objectnummer: 6251 208951 0

Pakket 4 heeft lenerspas:6251 964684 2 en objectnummer: 6251 208954 6

Pakket 5 heeft lenerspas:6251 965256 7 en objectnummer: 6251 208968 8

Pakket 6 heeft lenerspas:6251 965257 9 en objectnummer: 6251 209019 8

Pakket 7 heeft lenerspas:6251 967810 5 en objectnummer: 6251 209018 6

Pakket 8 heeft lenerspas:6251 967811 7 en objectnummer: 6251 209023 1

Pakket 9 heeft lenerspas:6251 967812 9 en objectnummer: 6251 209022 X

Pakket 10 heeft lenerspas:6251 967813 0 en objectnummer: 6251 209021 8

Als de klant liever een andere gedichtenbundel of cd wil, dan mag dit. Wil je dan wat er uit het pakket gehaald wordt innemen en weer uitlenen op pasnr. 6251 9643552 en vervolgens in de doos op de 3^e etage doen. Het nieuwe materiaal gaat dan op de lenerspas van het desbetreffende pakket.

Als het pakket wordt ingeleverd, alleen het label van het pakket innemen. Susan zorgt ervoor dat de inhoud wordt nagekeken en wordt ingenomen.

Prijs (top)
Het pakket wordt voor 6 weken uitgeleend. Leden van de bibliotheek kunnen het pakket gratis lenen. Niet-leden betalen 10 euro. Je kunt dan gebruik maken van een eenmalige uitlening. De klant hoeft hier geen 2,50 meer voor te betalen.

In het pakket zitten ook diverse lijsten. Materialen hiervan mogen gratis worden gereserveerd.